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Höchstleistungen erreichen ohne Kontrolle

Bedeutet strukturierte Überwachung automatisch einen Mangel an Vertrauen?

Dieser kurze und vermutlich kontroversielle Artikel der amerikanischen Leadership-Expertin Birgitt Williams möchte Gedanken, Austausch und Leserfeedback anregen und fördern. Sein Hauptaugenmerk ist auf die Thematik der strukturierten Überwachung gerichtet. Diese Art der Kontrolle wird hier als eine überholte Aufgabe innerhalb einer Organisation in Frage gestellt.

Zahlreiche Gespräche mit Geschäftsführerinnen und Geschäftsführern, Führungskräften und Mitarbeitern haben gezeigt, dass ein Mangel an Vertrauen als bedeutender Hemmschuh für Effektivität in Organisationen genannt wird. Dementsprechend hat Williams untersucht, ob die gängigen Konzepte von Kontrolle und strukturierter Überwachung auf ein Vertrauensdefizit seitens der Mitarbeiter schließen lassen. Ihre Forschungsergebnisse zeigen, dass in allen Situationen, wo die Mitarbeiter dem Arbeitgeber großes Vertrauen entgegenbrachten, die Schaffung eines Vertrauensverhältnisses davon abhing, wie weit der Arbeitgeber selbst seinen Mitarbeitern vertraute.

Weitere in diesem Zusammenhang relevante Fragen sind:

  • Eignet sich strukturierte Überwachung für Organisationen, die aus Wissensarbeitern, Dienstleistern und Technologiespezialisten bestehen?
  • Sind Kosten für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die für Kontrolle und Überwachung zuständig sind, rentabel?
  • Ist die Überwachung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Organisationen angemessen, die im aufkommenden „Zeitalter des Gestaltens" erfolgreich sein möchten?
  • Wenn Sie selbst in der Position sind, andere zu überwachen: Haben Sie je in Betracht gezogen, ob dies tatsächlich notwendig ist?
  • Was bedeutet strukturierte Überwachung für Sie und wie rechtfertigen Sie diese gegenüber der Annahme, dass Menschen nicht „gemanaged" werden können ?

Gemäß einer Definition der Princeton University bezieht sich strukturierte Überwachung (engl. „Supervision") in Organisationen eindeutig auf das „Management" von Menschen. Sie verfolgt den Zweck der Überwachung der Leistungen oder Handlungen einer Person oder Gruppe.

Birgitt Williams empfiehlt die Unterscheidung zwischen „Führung" und „Management". In diesem Zusammenhang schlägt sie vor, dass Menschen in Organisationen eine offene Diskussion zum Thema Überwachung führen sollten. Welche Bedeutung hat diese Form der Kontrolle bei uns? Ist strukturierte Überwachung wirklich notwendig? Wenn es stimmt, dass Führungskräfte Menschen führen und Manager Menschen nicht managen, worin liegt dann die Rolle der Überwachung?
Vielleicht möchten auch Sie dieses Thema in Ihrer Organisation offen diskutieren, anstatt die Notwendigkeit einer strukturierten Überwachung als gegeben anzunehmen. Wenn Sie die Überwachungs-Mechanismen aus Ihrer Organisation entfernten, was würde dann geschehen? Ist es möglich, dass Produktivität, Servicequalität und andere wünschenswerte Ergebnisse sogar ansteigen?

Ja, es ist möglich. Um Höchstleistungen ohne Überwachungsstrukturen zu erreichen, müssen jedoch vier Voraussetzungen gegeben sein:

  1. Die „Givens" im Sinne der in einer Organisation nicht verhandelbaren Rahmenbedingungen müssen identifiziert und klar ausgesprochen werden. Durch diese „Givens" wird ein verbindlicher Handlungsrahmen gesetzt. Innerhalb dieses Rahmens entsteht die Freiheit für selbständiges Handeln und das Treffen von Entscheidungen. Diese Klarheit erhöht bei allen Beteiligten das Bewusstsein für befugtes und authentisches Handeln innerhalb der Organisation.

  2. Führungskräfte und Stelleninhaber müssen die Erwartungen an jede einzelne Position gemeinsam festlegen. Bei Erwartungen, wie schon Yoda in Star Wars richtig sagt, gibt es kein Versuchen. Es gibt nur tun oder nicht tun. Erfüllen oder nicht erfüllen. Erwartungen unterscheiden sich grundlegend von einer Stellenbeschreibung oder Zielsetzung. Klar formuliert und gemeinsam beschlossen setzen Erwartungen die Latte höher. Laut Williams sieht man selten eine Stellenbeschreibung, die Erwartungen klar definiert. Erwartungen stehen häufig mehr implizit als explizit im Raum, sollten aber jedenfalls explizit gemacht werden. Konzentriert man sich allein auf die Zielsetzung, kann eine Person den Weg zum Ziel nur teilweise erfüllen und trotzdem erfolgreich ankommen. Eine Erwartung dagegen sieht vor, jedenfalls erfüllt zu werden. Eine Person kann dementsprechend eine Erwartung nur erfüllen oder eben nicht.

  3. Es ist wichtig, Angebote für Mentoring zur Verfügung zu stellen (z.B. Mentoring-Netzwerke, -Zirkel etc). Mentoring fördert die Weiterentwicklung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und hilft ihnen auf diese Weise, immer bessere Entscheidungen zu treffen. Alle Menschen sind „lebenslang Lernende", genauso wie alle Organisationen lernende Organisationen sind. Dabei ist es wichtig sicherzustellen, dass das Lernen positive produktive Muster und Strukturen schafft und nicht negative. Mentoring-Angebote unterstützen die Lernenden und die Organisation bei der Selbstbeobachtung. Diese Reflexion macht bewusst, was gelernt wird und welche Verhaltensmuster und Kommunikationsstrukturen sich aus diesem Lernprozess heraus entwickeln.

  4. Verantwortlichkeit muss von einer hierarchischen hin zu einer in einer Organisation gemeinsam empfundenen Verantwortlichkeit entwickelt werden. Verantwortlichkeit gegenüber einem Kreis von Kolleginnen und Kollegen erweist sich als sehr effektiv. Sie unterstützt Teams dabei, die erbrachten Leistungen selbst zu bewerten und entsprechende Schlüsse daraus zu ziehen. Dieses selbstverantwortliche Handeln und Evaluieren findet nicht statt, wenn Verantwortlichkeit primär im Rahmen einer hierarchischen Struktur eingefordert wird.

Unternehmen und Organisationen sind dann besonders erfolgreich und effektiv, wenn eine Kultur des Vertrauens kultiviert wird. Viele Organisationen kämpfen aktuell mit Vertrauensthemen. Deshalb ist es besonders wichtig, sich mit dieser Thematik aktiv auseinanderzusetzen: Stimmt es, dass strukturierte Überwachung notwendig ist? Wodurch wissen Sie, dass das wahr ist? Könnte es vielleicht einen besseren Weg geben?